Наши заказчики находятся в самых разных часовых поясах, поэтому, будучи менеджером по работе с клиентами, я нередко утром обнаруживаю в почтовом ящике по 10-15 новых писем. Обычно это новые проекты, запросы стоимости и вопросы по поводу предыдущих работ, причем некоторые из них бывают довольно срочными! Если пытаться осмыслить их и ответить «скопом», то легко запутаться, занервничать и наделать ошибок. Чтобы избежать этого, нужен более-менее систематизированный подход, помогающий сосредоточить внимание. В этой записи я приведу пример такой простенькой системы.
Определение приоритетов
Наиболее важной задачей я считаю беглый просмотр всех электронных писем с целью расстановки приоритетов. Зная что более важно, а что менее важно, я могу работать с письмами в логичном порядке, а не просто в порядке поступления или — хуже того — в случайном порядке. Мои приоритеты выглядят примерно следующим образом:
- Запустить в работу срочный проект. Как правило, это непредвиденные проекты, которые приходят утром и должны быть сданы уже вечером.
- Ответить на наиболее срочные запросы. Например, это может быть письмо от клиента, который все еще на работе (хотя и в другом часовом поясе) и ждет моего ответа. Особенно важно оперативно ответить на предложения проектов, на которые мы не можем согласиться, чтобы клиент мог при необходимости быстро начать поиск другого переводчика.
- Подтвердить все остальные новые проекты.
- Ответить на все остальные письма.
Распределение писем по папкам
Второй прием работы с входящей электронной почтой заключается в создании подпапок внутри ящика, по которым я распределяю письма в зависимости от их статуса. Вот, например, один из возможных вариантов:
- Входящие: здесь я храню только новые сообщения. После ответа на письмо я сразу же перемещаю его в другую папку. Благодаря этому папка входящих писем у меня выглядит очень аккуратно и стресса при взгляде на нее не вызывает.
- Ответ дан, но письмо требует дальнейшей работы: подтвердив проект, я перемещаю соответствующее письмо в эту папку. Таким образом, я всегда четко вижу, какие проекты нужно запускать в работу.
- Ответ дан, но ожидается подтверждение клиента: здесь содержатся письма о проектах, по которым я выслала расчет стоимости. Как только клиент отвечает, я перемещаю их в другую папку в зависимости от принятого клиентом решения.
- Ответ дан: наконец, когда письмо уже не требует никаких дальнейших действий, я со спокойной душой переношу его сюда.
Разумеется, применять такую систему лучше всего, работая с почтовым ящиком по протоколу IMAP. Все проделываемые над письмами действия в таком случае синхронизируются на всех компьютерах и мобильных устройствах, где настроен ящик. Чтобы узнать больше об этом протоколе, читайте статью о том, как у нас организована совместная работа через IMAP.