Вы владелец или работник бюро переводов?
Тогда вы, возможно, сталкивались с проблемой не самой высокой производительности. Поскольку сейчас настала эпоха работников умственного труда, то я уверен, что единой причиной подобных проблем является недостаток необходимых знаний.
Неиспользование внутренней документации
Большая часть всех проблем с производительностью происходит из незнания того, как справиться с теми или иными сложностями, возникающими в ходе работы над проектом. К примеру, руководитель проектов загружает файл DOCX в программу автоматического перевода, а в отображаемом тексте оказывается просто гигантское количество ненужных тегов. Руководитель проектов понимает, что так переводить нельзя, и хочет это исправить. Он тратит час или больше на выработку собственного решения, но у него ничего не выходит.
На самом деле вместо того, чтобы заново изобретать колесо, достаточно было сделать следующее:
- Посмотреть во внутренней базе знаний.
- Посмотреть в Интернете.
- Попросить помощи у кого-нибудь из коллектива.
- Попросить помощи в Интернете.
Я думаю, что внутренняя база знаний — самый важный из четырех пунктов. Но что это вообще такое?
Каждый раз, когда кто-нибудь в бюро переводов выдает новую идею, наилучшим решением будет ее занесение во внутреннюю базу знаний, которая доступна в локальной сети. Это помогает обеспечить прозрачность всех процессов. Кроме того, в этом случае сотрудники каждый раз следуют стандартным процессам вместо того, чтобы делать все по-своему, что зачастую оканчивается неудачно. Если проблема встречается еще раз, то заново изобретать ничего не нужно, поскольку решение уже задокументировано. Прекрасным примером внутренней базы знаний, на мой взгляд, является wiki-база, которую ведут разработчики Okapi. Она очень подробная, а как только в программу вносятся изменения, разработчики эту wiki-базу обновляют.
Чтобы использовать базу знаний наиболее эффективно, все сотрудники бюро переводов должны делать две вещи: вносить сведения в базу знаний и внимательно ее читать. Вносить сведения необходимо, чтобы база всегда содержала наиболее свежую информацию. По мере выработки нового решения или одобрения изменения какого-либо процесса автор идеи должен задокументировать ее. В противном случае производительность других может снизиться или они вообще не смогут работать. Документирование требует дисциплинированности и времени, но оно оправдывает себя.
Вторая необходимость — постоянно читать базу знаний. Регулярно прочитывать новые статьи очень важно, поскольку так повышаются шансы вспомнить решение, когда оно понадобится. Кроме того, при возникновении любых вопросов лучше сначала поискать ответы в базе знаний вместо того, чтобы тратить время на изобретение своего решения. Не читая базу знаний постоянно, работник попросту лишает себя возможности использовать идеи и опыт, сохраненные в ней, и в конечном итоге ставит под угрозу свою производительность.
Неспособность извлечь максимум из определенной программы
Только-только начиная работать в той или иной программе, пользователи не знают, как добиться от нее максимальной эффективности. Научиться работать в программе можно, пройдя обучение или ознакомившись с доступными материалами, например руководством пользователя. Обучение обычно требует привлечения других людей, поэтому оно стоит денег. Именно поэтому чтение руководства пользователя или других материалов — наиболее эффективный способ научиться работать с программой. Не читая руководство и доступные материалы, работники бюро переводов лишают себя возможности использовать свое программное обеспечение с максимальной эффективностью. Вот пара достаточно печальных примеров неэффективного использования программ автоматического перевода из-за непонимания их базовых функций:
- OmegaT не так давно обзавелась функцией Do not allow creating translated documents with tag issues (Не создавать переведенные документы при наличии ошибок тегов) в меню Tag Validation (Проверка тегов). Благодаря этому параметру OmegaT проверяет теги перед созданием окончательных документов и при наличии проблем с тегами не создает файлы. Несколько дней назад руководитель проектов заканчивал проект в OmegaT. Об этой функции он не знал. Поскольку в проекте был специально удален один из тегов, OmegaT не создавала переведенные файлы. Вместо того, чтобы поступить правильно, т. е. временно отключить этот параметр, он потратил время, чтобы изобрести собственное «решение». Он удалил перевод в OmegaT и восстановил там оригинал с отсутствующим тегом. Сохранив переведенный документ, он открыл его и вставил перевод вручную.
- Когда-то на самой заре моей карьеры в переводческом бизнесе я передал проект переводчику, который должен был переводить файл MS Word проекта в Trados. Во время работы он пожаловался, что Trados отнимает слишком много времени. Оказалось, что после перевода каждого сегмента переводчик закрывал его и открывал следующий с помощью меню Trados в MS Word. Меню? Я не мог этому поверить. Он использовал меню для перехода между сегментами в проекте, состоящем из 1000 сегментов. Неудивительно, что его это раздражало. Конечно же, ему следовало работать с сочетаниями клавиш. Они, кстати, указаны в меню рядом с командами. Использовать меню было столь же эффективно, как и писать статью в блог с помощью смартфона.
Заключение
Для повышения эффективности и стандартизации процессов в бюро переводов необходимо выполнение трех условий: пользователи документируют принципы выполнения процессов и решения проблем, пользуются задокументированными процессами и решениями, желают научиться эффективнее работать в основных программах, используемых в бюро.
Чтобы узнать, как можно поднять производительность в бюро переводов, ознакомьтесь со статьей о финансовом поощрении штатных переводчиков.